Der Einstiegsguide · Für Ihre Verwaltung
Ein Schreiben vorbereiten, einen Text vereinfachen oder eine Satzung befragen: Hier erfahren Sie, wie Sie im Kommunen-Chat anfangen und das Ergebnis prüfen.
Mit dem ersten Chat beginnenOhne Anmeldung lesbar. Auch zum Weitergeben an Kolleginnen und Kollegen.
01 · Loslegen
Öffnen Sie die Anmeldeseite und verwenden Sie die E-Mail-Adresse, für die Ihr Zugang eingerichtet wurde. Haben Sie noch kein Passwort, wählen Sie „Passwort vergessen“ und legen über den zugesandten Link ein eigenes fest. Dafür muss Ihr Konto bereits aktiviert sein.
Beginnen Sie mit einem Musterbrief oder einer öffentlichen Unterlage, deren Inhalt Sie kennen. Nutzen Sie nur Daten, die Ihre Verwaltung für diesen Einsatz freigegeben hat; für den ersten Versuch eignen sich öffentliche oder anonymisierte Beispiele.
Beschreiben Sie Aufgabe, Empfänger, gewünschte Form und vorhandene Fakten. Zum Beispiel: „Entwirf eine sachliche E-Mail mit höchstens 150 Wörtern. Nutze nur folgende Angaben …“ Fachbereichsrollen und Textbausteine helfen bei wiederkehrenden Aufgaben.
Bleiben Sie für Rückfragen im selben Chat: „Kürzer bitte“, „Erkläre den zweiten Absatz“ oder „Welche Angaben fehlen noch?“ Für ein anderes Thema starten Sie einen neuen Chat.
02 · Ausprobieren
Kopieren Sie ein Beispiel in den Chat und passen Sie es an. Beim Dokumentbeispiel zuerst die passende Datei hochladen und im Chat auswählen.
Entwirf eine freundliche Antwort auf eine Bürgeranfrage zum Bearbeitungsstand. Der Vorgang wird noch geprüft. Ein Termin steht noch nicht fest. Verwende die Sie-Anrede, höchstens 120 Wörter und Platzhalter für Namen und Aktenzeichen. Erfinde keine Fristen oder Zusagen.
Formuliere den folgenden Text in einfacher, verständlicher Sprache. Behalte die fachliche Bedeutung bei. Nutze kurze Sätze und erkläre notwendige Fachbegriffe. Nenne anschließend Stellen, deren Bedeutung unklar ist. Hier den freigegebenen oder anonymisierten Text einfügen.
Welche Unterlagen verlangt das ausgewählte Dokument für den darin beschriebenen Antrag? Liste nur Angaben aus diesem Dokument auf und nenne zu jeder Angabe die Fundstelle. Wenn etwas nicht darin steht, sage das ausdrücklich. Ergänze keine Anforderungen aus allgemeinem Wissen.
03 · Mit Unterlagen arbeiten
Öffnen Sie „Dokumente“ oder die Dateiauswahl im Chat. Laden Sie die gewünschte PDF hoch. Gescannte Seiten werden über Texterkennung verarbeitet; schlechte Scanqualität kann das Ergebnis beeinträchtigen.
Prüfen Sie den angezeigten Verarbeitungsstatus. Bei einem Indexierungsfehler starten Sie die Verarbeitung erneut. Solange die Datei nicht bereit ist, verlassen Sie sich nicht darauf, dass ihr vollständiger Inhalt in die Antwort einfließt.
Wählen Sie die Datei als Quelle im Chat aus. Fragen Sie nach einer bestimmten Regelung und bitten Sie um Fundstellen. Halten Sie unterschiedliche Fassungen anhand von Dateinamen und Datum auseinander.
Öffnen Sie den Quellenverweis unter der Antwort. Bei entsprechend verarbeiteten PDFs sind Seiten angegeben. Vergleichen Sie die Stelle mit Ihrer Originalunterlage – auch eine Antwort mit Quellen kann falsch sein.
04 · Zum verwendbaren Ergebnis
Bitten Sie im Chat um Korrekturen. Unter einer Antwort finden Sie Aktionen zum Kopieren und Exportieren nach Word oder PDF. Im Word-Dokument können Sie anschließend weiterarbeiten. Auch Einfache Sprache und Übersetzungen müssen inhaltlich geprüft werden.
Verwenden Sie den Verlauf, um ein Gespräch fortzusetzen. Projekte helfen, zusammengehörige Chats und Dokumente zu ordnen. Ein archiviertes Projekt dient zum Nachlesen; Änderungen erfordern ein aktives Projekt und entsprechende Rechte.
05 · Zusammenarbeit
Im KI-Chat arbeiten Sie mit dem Assistenten. Im Kollegen-Chat schreiben Beschäftigte Ihrer Verwaltung miteinander – direkt oder in Gruppen. Dieser Bereich erscheint, wenn er für Ihre Kommune freigeschaltet ist.
Für gemeinsame Projektarbeit vergibt der Projekteigentümer Berechtigungen. Betrachter können lesen; zum Bearbeiten sind weitergehende Rechte nötig.
06 · Einrichtung der Kommune
Mit Verwaltungsrechten pflegen Sie die Fachbereichsrollen, Textbausteine, gemeinsamen Wissenseinträge und Verhaltensregeln Ihrer Kommune. Beginnen Sie mit wenigen geprüften Inhalten, etwa Zuständigkeiten und häufig benötigten Vorlagen. Prüfen Sie Aktualität und Freigabe vor dem Hinterlegen.
Neue Nutzer benötigen einen freien Platz im passenden Paket. Falls ein Kontingent oder eine Funktion fehlt, wenden Sie sich an GO-ITC. Legen Sie keine gemeinsam genutzten Zugangsdaten für mehrere Personen an.
Websuche, öffentlicher Bürgerkanal und E-Mail-Postfach als Wissensquelle gehören nicht automatisch zu jedem Zugang. Stimmen Sie die Einrichtung, geeignete Inhalte und die zugehörigen Unterlagen vor der Nutzung ab.
07 · Wenn etwas offenbleibt
Prüfen Sie Schreibweise und Spamordner. Der Link wird nur für ein aktives Konto an die hinterlegte Adresse versendet. Fragen Sie Ihre Administration oder GO-ITC, ob Ihr Zugang bereits eingerichtet wurde. Geben Sie Ihr Passwort oder einen Reset-Link nicht an den Support weiter.
Die sichtbaren Bereiche hängen von Ihren Rechten, Ihrem Paket und der Freischaltung Ihrer Kommune ab. Der Guide beschreibt auch optionale Funktionen. Ein fehlender Kollegen-Chat ist beispielsweise häufig noch nicht freigeschaltet.
Prüfen Sie Verarbeitungsstatus und Dokumentauswahl. Stellen Sie eine konkrete Frage und nennen Sie einen Begriff aus der Unterlage. Bei schlechter Scanqualität oder fehlendem Text laden Sie eine besser lesbare Fassung hoch. Fehlende Treffer beweisen nicht, dass eine Regelung nicht existiert.
Verwenden Sie sie noch nicht weiter. Benennen Sie den Fehler und geben Sie die richtige Quelle oder weitere Fakten an. Prüfen Sie auch die überarbeitete Antwort. Verbindliche fachliche Entscheidungen bleiben bei den zuständigen Beschäftigten.
Sie können Bilder zur Analyse hinzufügen und Bildgenerierung nutzen. Für die Generierung gilt das Kontingent Ihres Pakets. Spracheingabe und Vorlesen hängen zusätzlich von Browser, Gerät und Berechtigungen ab. Prüfen Sie erkannte Namen und Zahlen im Transkript vor dem Absenden.
Lesen Sie die angezeigte Meldung. Kurzfristige Anfragelimits und monatliche Kontingente haben unterschiedliche Wartezeiten. Bei einem vollen Gesprächskontext hilft ein neuer Chat. Bleibt das Problem bestehen, notieren Sie Zeitpunkt, betroffenen Bereich und Fehlermeldung für den Support – ohne vertrauliche Inhalte mitzusenden.
Schreiben Sie an kontakt@go-itc.de. Für die Fehlersuche genügen zunächst der betroffene Bereich und eine kurze Beschreibung.
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