Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher / Auftragsverarbeiter

Verantwortlich im Sinne der DSGVO ist die jeweilige Kommune, die den Dienst einsetzt. Betrieb und technische Verarbeitung erfolgen im Auftrag durch GO-ITC.

Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) wird bei Vertragsabschluss geschlossen.

2. Datenverarbeitung & Speicherort

• Alle persönlichen Daten, Chat-Inhalte, Dokumente und Bilder werden auf Servern in Deutschland (Hetzner Online GmbH, Nürnberg/Falkenstein) verschlüsselt gespeichert.
• KI-Anfragen werden an einen EU-basierten KI-Anbieter mit Sitz in Frankreich (EU-DSGVO-konform) übermittelt. Es findet keine Übermittlung in Drittländer außerhalb der EU statt.
• Die KI-Anbieter trainieren ihre Modelle nicht mit den über die API übermittelten Inhalten.

3. Verarbeitete Datenkategorien

• Bestandsdaten: Name, E-Mail-Adresse, Rolle, zugehörige Kommune.
• Nutzungsdaten: Chat-Verläufe, hochgeladene Dokumente, generierte und hochgeladene Bilder, Nutzungsstatistik (Token-Verbrauch, Bildkontingent).
• Protokolldaten: Audit-Log (Anmeldungen, administrative Änderungen) zur Nachweisführung.

4. Aufbewahrung

Chat-Daten und Dokumente verbleiben so lange im System, wie der Nutzer oder seine Kommune dies wünscht. Auf Anforderung können Konten und alle zugehörigen Daten gelöscht werden. Das Audit-Log wird aus Nachweisgründen mindestens 12 Monate aufbewahrt.

5. Rechte der betroffenen Personen

Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch nach Art. 15–21 DSGVO. Bitte wenden Sie sich an Ihre Verwaltungsleitung oder den Datenschutzbeauftragten Ihrer Kommune.

6. Keine KI-Training

Eingaben in den Chat fließen nicht in das Training öffentlicher KI-Modelle ein. Alle Inhalte werden ausschließlich zur Beantwortung der konkreten Anfrage verwendet.